La recepcionista gestionaba toda la agenda por teléfono y WhatsApp. Llamadas perdidas, huecos sin cubrir y pacientes que se iban a otra clínica. Automatizamos el proceso completo con un agente de IA.
El problema
La clínica recibía solicitudes de cita por tres vías distintas: teléfono, WhatsApp y un formulario en la web. Todo llegaba a la misma persona, la recepcionista, que tenía que coordinar las tres mientras atendía a los pacientes que ya estaban en la sala.
El resultado era predecible: mensajes de WhatsApp que se respondían con horas de retraso, llamadas que no se cogían durante las horas de mayor actividad, y una agenda que se gestionaba a base de memoria y notas en papel.
La solución
Construimos un agente de IA conectado al WhatsApp de la clínica. El paciente escribe un mensaje en lenguaje natural —"quiero pedir cita para una revisión"— y el agente se encarga de todo lo que viene después.
El agente tiene acceso en tiempo real a la agenda, conoce los tipos de visita y su duración, y puede hacer preguntas cuando necesita información adicional. Todo sin que nadie en la clínica tenga que intervenir.
El agente recibe el mensaje, identifica si es una solicitud de cita, una cancelación, una duda o un mensaje que necesita atención humana. Solo interrumpe al equipo cuando realmente hace falta.
Pregunta el motivo de la visita, si es paciente existente o nuevo, y consulta la agenda en tiempo real. Ofrece dos o tres opciones de horario y espera confirmación.
Una vez confirmado el hueco, el agente crea la cita directamente en el sistema de gestión de la clínica, envía un mensaje de confirmación al paciente y programa un recordatorio automático 24 horas antes.
Si el paciente quiere cambiar o cancelar, el agente lo gestiona solo: libera el hueco, ofrece alternativas si lo pide, y actualiza la agenda sin que nadie tenga que tocarla.
Resultados
El sistema entró en producción un lunes. Para el viernes de esa misma semana, la recepcionista había dejado de gestionar WhatsApp manualmente. Los números al cabo de un mes:
"Llevábamos años haciendo lo mismo a mano. En dos semanas teníamos un sistema que lo hacía solo. Lo que más me sorprendió fue que los pacientes no notaron que no era una persona — solo notaron que la respuesta llegaba mucho antes."
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