Cada alumno nuevo requería 45 minutos de trabajo manual: accesos, email de bienvenida, invitación al grupo, calendario de sesiones. Con 30 alumnos al mes, era una hora y media al día gestionando incorporaciones.
El problema
La academia vendía cursos online y, con cada compra, arrancaba un proceso que dependía enteramente de una persona. Había que crear el acceso en Teachable, enviar el email de bienvenida con las instrucciones, añadir al alumno al grupo de Telegram, compartir el calendario de sesiones en directo y programar un recordatorio para la primera clase.
Nada de esto era complicado. Solo era repetitivo, manual y urgente: un alumno que paga espera tener acceso de inmediato. Cualquier retraso generaba ansiedad y mensajes de soporte que también había que gestionar.
La solución
Construimos un flujo automatizado en Make que se activa en el instante en que se confirma una compra. Sin intervención humana, sin demoras y sin pasos que se olviden.
La clave era conectar las herramientas que ya usaban —Teachable, Gmail, Telegram, Google Calendar— y orquestar la secuencia correcta con los tiempos adecuados.
En cuanto se confirma el pago, el flujo se activa automáticamente. Extrae los datos del alumno (nombre, correo, curso comprado) y arranca la secuencia.
El sistema crea el usuario en la plataforma y le da acceso al curso correspondiente. Si el alumno ya tenía cuenta, detecta el email y añade el curso directamente.
Se envía un email con el nombre del alumno, las credenciales de acceso, el enlace al grupo de Telegram y un resumen de los próximos pasos. Todo personalizado, nada genérico.
El alumno recibe la invitación al grupo de Telegram del curso y los eventos del calendario de sesiones en directo se añaden automáticamente a su Google Calendar.
24 horas antes de la primera sesión, el alumno recibe un recordatorio automático con el enlace de la videollamada y los materiales de preparación.
Resultados
El primer mes después de implementar el flujo, la academia lanzó una campaña que triplicó las ventas habituales. Noventa alumnos nuevos en cuatro semanas. El proceso de onboarding lo gestionó el sistema solo, sin que nadie tuviese que hacer nada.
"El mes que triplicamos las ventas fue también el mes que menos tiempo dediqué a gestionar alumnos nuevos. El sistema lo hizo todo. Solo revisaba que todo funcionara bien, y funcionaba."
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