Más de 100 correos al día en el mismo buzón, sin orden. Urgencias que se perdían entre facturas de proveedores y notificaciones de Hacienda. Construimos un sistema que lee, clasifica y enruta cada correo sin que nadie lo toque.
El problema
La gestoría acumulaba más de 100 correos diarios: consultas de clientes, facturas de proveedores, notificaciones de la Agencia Tributaria, recordatorios internos, spam y alguna urgencia real mezclada con todo lo anterior.
El problema no era el volumen. Era que todo llegaba al mismo sitio sin ningún orden. Para saber si había algo urgente, alguien tenía que leer los asuntos de todos los correos cada vez que abría el buzón. Las urgencias se veían tarde. Los clientes importantes esperaban igual que los que enviaban facturas de 20 euros.
La solución
Implementamos un sistema conectado a Gmail que analiza cada correo entrante con IA. En menos de un minuto desde que llega, el correo ya tiene una categoría, una etiqueta y, si procede, un destinatario o un borrador de respuesta.
El equipo solo ve lo que necesita ver. Las urgencias llegan marcadas. Las consultas frecuentes tienen ya un borrador que solo hay que revisar y enviar.
El sistema lee el asunto y el cuerpo de cada correo entrante y lo clasifica en una de las categorías definidas: urgente, consulta de cliente, factura, notificación administrativa, o spam.
Cada correo recibe su etiqueta en Gmail y, si corresponde, se reenvía o se notifica al responsable adecuado. Las urgencias activan una notificación inmediata por Slack.
Para los tipos de consulta más frecuentes —estado de declaraciones, plazos, solicitud de documentación—, el sistema genera un borrador personalizado que el gestor solo tiene que revisar y enviar.
Los correos que no requieren acción humana —confirmaciones, notificaciones informativas, acuses de recibo— se archivan directamente con su etiqueta, sin pasar por la bandeja de entrada.
Resultados
La primera semana, el equipo pasó de abrir el correo con cierta ansiedad a encontrarse con una bandeja de entrada ya organizada. Solo los correos que realmente necesitaban atención estaban ahí.
"Lo que más me sorprendió fue lo rápido que entendieron cómo funciona mi negocio. No tuve que explicar nada técnico. Ahora el correo ya no es lo primero que me da estrés por las mañanas."
Más casos
Si recibes muchos correos y sientes que nunca estás al día, hay una forma de solucionarlo sin contratar a nadie.
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