Presupuestos de proveedores en PDF, emails con especificaciones, cambios de última hora por WhatsApp. Todo eso había que pasarlo a mano a un Excel de seguimiento de obra. Dos horas al día de trabajo mecánico que no aportaba nada.
El problema
La empresa gestionaba varios proyectos de reforma simultáneamente. Para cada proyecto había una hoja de seguimiento en Excel con materiales, proveedores, costes, fechas y estado. La teoría era buena. El problema era cómo se actualizaba.
Cada día llegaban correos con presupuestos en PDF, mensajes con actualizaciones de obra y notas de visitas. Alguien tenía que abrir cada documento, leer los datos relevantes y transcribirlos manualmente a la hoja correspondiente. Una hora de trabajo que podía convertirse en dos en los días con más movimiento. Y con errores: un número mal copiado, un proveedor asignado al proyecto equivocado, un coste desactualizado.
La solución
Construimos un sistema que monitoriza el correo y una carpeta de Google Drive compartida. Cuando llega un documento nuevo —un PDF con un presupuesto, un correo con especificaciones, una factura—, el sistema lo analiza con IA, extrae los datos estructurados y los añade a la fila correcta de Google Sheets.
Sin intervención manual. Sin copiar nada. La hoja siempre está al día porque se actualiza en el momento en que llega la información.
El sistema monitoriza el buzón de correo y la carpeta de Drive. Cuando detecta un PDF adjunto o un correo con información de proyecto, lo pone en cola para procesar.
La IA lee el documento e identifica los datos relevantes: proveedor, materiales, cantidades, precios, fechas de entrega y número o nombre de proyecto. Funciona con PDFs de presupuesto, correos narrativos y también con facturas.
El sistema cruza los datos con los proyectos activos para determinar a cuál pertenece el documento. Si hay ambigüedad, envía una notificación para que alguien lo asigne manualmente en menos de un minuto.
Los datos extraídos se añaden o actualizan en la fila correspondiente de Google Sheets. Si el proveedor ya existía, se actualiza su entrada. Si es nuevo, se crea una fila nueva con todos los campos.
Resultados
Antes de automatizarlo, actualizar el Excel era algo que nadie quería hacer pero todos sabían que había que hacer. Después, dejó de existir como tarea. La hoja simplemente estaba al día.
"Antes perdía casi dos horas cada día actualizando el Excel de obra. Ahora lo reviso cinco minutos para asegurarme de que todo está bien. El sistema hace el resto solo, y lo hace mejor que yo — sin errores."
Más casos
Si tienes información que llega en un formato y necesita estar en otro, casi siempre se puede automatizar.
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